E-Mail-Knigge: 8 Tipps

Tipp 1: Gemeinsamer Kontext

Wenn kein gemeinsamer Kontext vorhanden ist, kann es schnell zu Missverständnissen kommen. Entweder werden E-Mails falsch verstanden oder sogar ignoriert. Daher sollte man bei neuen oder unbekannten Kommunikationspartnern den Hintergrund der Nachricht erklären, dabei aber auf lange Ausschweifungen verzichten.

Tipp 2: Versteckte Botschaften

Beziehungsbotschaften und Informelles lassen sich in einer E-Mail schwer kommunizieren. Abhilfe schaffen Smileys, welche die informellen Informationen besser verständlich machen. Diese Symbole sollten jedoch nur verwendet werden, wenn einem der Empfänger gut bekannt ist. Sonst können sie unpassend wirken. Darüber hinaus sollte für jede Botschaft eine gesonderte E-Mail geschrieben werden. Wenn verschiedene Botschaften in eine E-Mail gepackt werden, besteht die Gefahr, dass einige Anliegen untergehen oder falsch verstanden werden.

Tipp 3: Präzise Betreffzeile

Eine Betreffzeile ist unbedingt anzugeben. Gerade bei E-Mail-Kontakten, die Du noch nicht gut kennst. Ansonsten kann es passieren, dass die E-Mail im Spamordner oder in den Papierkorb landet. Es gilt: Je genauer Deine Formulierung, desto besser. Beispiel: Anstatt "Bachelorarbeit", besser "Betreuung Bachelorarbeit für das WS 15/16". Diese Regel gilt natürlich auch für Deine E-Mail-Bewerbung. 

Tipp 4: Begrüssung und der Schluss

Mit einer falschen Anrede bei der Begrüssung kannst Du Dir, ohne es zu merken, leicht Sympathien verspielen. Denn viele Menschen legen Wert auf die Nennung ihres Titels, auch wenn sie es nicht konkret erwähnen. Ebenso wie eine höfliche Anrede gehört bei der E-Mail Kommunikation auch ein angemessener Schluss dazu.

Tipp 5: Keep it short an simple

Verfasse Deinen Text ganz nach der Regel "Keep it short and simple". Das Anliegen sollte präzise und kurz formuliert werden, um unnötigen E-Mail-Text zu vermeiden. Dies gilt auch für die Weiterleitung von E-Mails. Sind diese zu lang, nur die für den Empfänger wichtigen Abschnitte weiterleiten.

Tipp 6: Vermeide Rechtschreibfehler

Vermeide Rechtschreibfehler. Das erweckt ansonsten den Eindruck von geringer Wertschätzung und Flüchtigkeit. Ausserdem vermittelt es den Anschein, dass Dir Dein Anliegen nicht wichtig ist.

Tipp 7: Der Anhang

Unterlasse grosse Dateianhänge. Falls es für den Austausch notwendig ist, gebe Deinem Kommunikationspartner am besten vorher kurz Bescheid. Es wäre ärgerlich, wenn Du das Postfach des Empfängers überfüllst oder Deine Anhänge erst gar nicht ankommen.

Tipp 8: Auch mal zum Telefon greifen

Bei wichtigen, sehr dringenden oder persönlichen Angelegenheiten lieber persönlich bei der Person vorbeischauen. Wenn das nicht möglich ist, greife auch mal zum Hörer.

Diese Klickstsrecke wurde inspiriert von dem Buch - Mail & Co. Stolpersteine der elektronischen Kommunikation von Jens O. Meissner und Silvio L. Erni, Versus Verlag 2011.